Pengertian koordinasi

Koordinasi (coordination) adalah proses pengintegrasian tujuan –tujuan dan kegiatan –kegiatan pada satuan – satuan yang terpisah (departemen atau bidang – bidang fungsional) suatu organisasi untuk mencapai tujuan organisasi secara efisien.

Pengertian wewenang

Wewenang (authority) adalah hak untuk melakukan sesuatu atau memerintah orang lain untuk melakukan atau tidak melakukan sesuatu agar  tercapai tujuan tertentu.

Teori – teori motivasi menurut beberapa ahli :

• Teori Abraham H. Maslow (Teori Kebutuhan)

Intinya bekisar pada pendapat bahwa manusia mempunyai lima tingkat atau hierarki kebutuhan, yaitu

1)      Kebutuhan fisiologikal (physiological needs)

2)      Kebutuhan rasa aman (safety needs)

3)      Kebutuhan kasih sayang (love needs)

4)      Kebutuhan akan harga diri (esteem needs)

5)      Aktualisi diri (self actualization)

• Teori McClelland dikenal tentang teori kebutuhan untuk mencapai prestasi atau Need for acievment (N.Ach) yang menyatakan bahwa motivasi berbeda – beda, sesuai dengan kekuatan kebutuhan akan prestasi. Menurut McClelland karakteristik orang yang berprestasi tinggi (high achievers) memiliki 3 ciri umum, yaitu :

–          Sebuah preferensi untuk mengerjakan tugas – tugas dengan derajat kesulitan moderat.

–          Menyukai situasi – situasi dimana kinerja mereka timbul karena upaya – upaya mereka sendiri, dan bukan karena factor – factor lain.

–          Menginginkan umpan balik tentang keberhasilan dan kegagalan mereka, dibandingkan dengan mereka yang berprestasi rendah.

• Teori Clyton Alderfer (Teori “ERG”)

ERG, yaitu E = Existense (kebutuhan akn eksistensi), R = Relatedness (kebutuhan untuk berhubungan dengan pihak lain) dan G = Growth (kebutuhan akan pertumbuhan). Apabila teori Alderfer disimak lebih lanjut akan tmpak bahwa :

–          Makin tidak terpenuhi suatu kebutuhan tertentu, makin besar pula keinginan untuk memuaskannya.

–          Kuatnya keinginan memuaskan kebutuhan yang lebih tinggi semakin besar apabila kebutuhan yang lebih rendah telah dipuaskan.

–          Sebaliknya, semakin sulit memuaskan kebutuhan yang tingkatnya lebih tinggi, semakin besar keinginan untuk memuaskan kebutuhan yang lebih mendasar.

• Teori Herzberg (Teori Dua Faktor)

Menurut teori ini yang dimaksud factor motivasional adalah hal – hal yang mendorong berprestasi yang sifatnya intrinsik, yang berarti bersumber dalam diri seseorang, sedangkan yang dimaksud dengan factor hygiene atau pemeliharaan adalh factor – factor yang sifatnya ekstrinsik yang berarti bersumber dari luar diri yang turut menetukan perilaku seseorang dalam kehidupan seseorang.

• Teori Keadilan

Dalam membubuhkan persepsi tertentu, seorang pegawai biasanya menggunakan empat hal sebagai pembanding :

–          Harapannya tentang jumlah imbalan yang dianggapnya layak diterima berdasarkan kualitifikasi pribadi, seperti pendidikan, keterampilan, sifat pekerjaan dan pengaamannya.

–          Imbalan yang diterima oleh  orang lain dalam organisasi yang kualitifikasi dan sifat pekerjaannya relative sama dengan yang bersangkutan sendiri.

–          Imbalan yang diterima oleh pegawai lain di organisasi lain di kawasan yang sama serta melakukan kegiatan sejenis.

–          Peraturan perundang – undangan yang berlaku mengenai jumlah dan jenis imbalan yang merupakan hak para pegawai.

• Teori penetapan tujuan (goal setting teori)

Edwin Locke mengemukakan bahwa dalam penetapan tujuan memiliki empat macam mekanisme motivasional, yakni (a) tujuan – tujuan mengarahkan perhatian (b) tujuan – tujuan mengatur upaya (c) tujuan – tujuan meningkatkan persistensi , dan (d) tujuan – tujuan menunjang strategi – strategi dan rencana – rencana kegiatan.

• Teori Viktor H. Vroom(Teori harapan)

Menurut teori ini motivasi merupakan akibat suatu hasil dari yang ingin dicapai oleh seorang dan perkiraan yang bersangkutan bahwa tindakannya akan mengarah kepada hasil yang diinginkannya itu. Artinya, apabila seseorang sangat menginginkan sesuatu, dan jalan tampaknya terbuka untuk memperolehnya, yang bersangkutan akan berupaya mendapatkannya.

• Teori penguatan danModifikasi Perilaku

Dalam hal ini berlakulah upaya yang dikenal dengan “hukum pengaruh”  yang menyatakan bahwa manusia cenderung untuk mengulangi perilaku yang mempunyai konsekwensi yang menguntungkan dirinya dan mengelakkan perilaku yang mengakibatkan timbulnya kosekwensi yang merugikan.

• Teori kaitan Imbalan dengan Prestasi

Menurut model ini, motivasi seorang individu sangat dipengaruhi oleh berbagai factor, baik yang bersifat internal maupun eksternal. Yang termasuk pada factor internal : (a) persepsi seorang mengenai diri sendiri (b) harga diri (c) harapan pribadi  (d) kebutuhan (e) keinginan (f) kepuasan kerja (g) prestasi kerja yang dihasilkan. Factor eksternal : (a) jenis dan sifat pekerjaan (b)kelompok kerja dimana seorang bergabung (c) organisasi tempat kerja (d) situasi lingkungan pada umumnya (e) system imbalan yang berlaku dan cara penerapannya.

Mengapa komunikasi penting dalam suatu organisasi? Pertanyaan ini kerap dilontarkan oleh mereka yang“concern ” terhadap kajian fenomena komunikasi maupun mereka yang tertarik pada gejala-gejala keorganisasian. Dalam kenyataannya masalah komunikasi senantiasa muncul dalam proses organisasi. Bahkan boleh dikata, organisasi tanpa komunikasi ibarat sebuah mobil yang di dalamnya terdapat rangkaian alat-alat otomotif, yang terpaksa tidak berfungsi karena tidak adanya aliran fungsi antara satu bagian dengan bagian yang lain.Conection komunikasi merupakan sistem aliran yang menghubungkan dan membangkitkan kinerja antar bagian dalam organisasi sehingga menghasilkan sinergi.

Komunikasi menyediakan alalt-alat untuk pengambilan keputusan menerima umpan-balik dan mengoreksi tujuan serta prosedur organisasi. Apabila komunikasi berhenti maka aktivitas organisasi akan berhenti.

Pengertian koordinasi

Koordinasi (coordination) adalah proses pengintegrasian tujuan –tujuan dan kegiatan –kegiatan pada satuan – satuan yang terpisah (departemen atau bidang – bidang fungsional) suatu organisasi untuk mencapai tujuan organisasi secara efisien.

 

Pengertian wewenang

Wewenang (authority) adalah hak untuk melakukan sesuatu atau memerintah orang lain untuk melakukan atau tidak melakukan sesuatu agar  tercapai tujuan tertentu.

 

Teori – teori motivasi menurut beberapa ahli :

• Teori Abraham H. Maslow (Teori Kebutuhan)

Intinya bekisar pada pendapat bahwa manusia mempunyai lima tingkat atau hierarki kebutuhan, yaitu

1)      Kebutuhan fisiologikal (physiological needs)

2)      Kebutuhan rasa aman (safety needs)

3)      Kebutuhan kasih saying (love needs)

4)      Kebutuhan akan harga diri (esteem needs)

5)      Aktualisi diri (self actualization)

• Teori McClelland dikenal tentang teori kebutuhan untuk mencapai prestasi atau Need for acievment (N.Ach) yang menyatakan bahwa motivasi berbeda – beda, sesuai dengan kekuatan kebutuhan akan prestasi. Menurut McClelland karakteristik orang yang berprestasi tinggi (high achievers) memiliki 3 ciri umum, yaitu :

–          Sebuah preferensi untuk mengerjakan tugas – tugas dengan derajat kesulitan moderat.

–          Menyukai situasi – situasi dimana kinerja mereka timbul karena upaya – upaya mereka sendiri, dan bukan karena factor – factor lain.

–          Menginginkan umpan balik tentang keberhasilan dan kegagalan mereka, dibandingkan dengan mereka yang berprestasi rendah.

• Teori Clyton Alderfer (Teori “ERG”)

ERG, yaitu E = Existense (kebutuhan akn eksistensi), R = Relatedness (kebutuhan untuk berhubungan dengan pihak lain) dan G = Growth (kebutuhan akan pertumbuhan). Apabila teori Alderfer disimak lebih lanjut akan tmpak bahwa :

–          Makin tidak terpenuhi suatu kebutuhan tertentu, makin besar pula keinginan untuk memuaskannya.

–          Kuatnya keinginan memuaskan kebutuhan yang lebih tinggi semakin besar apabila kebutuhan yang lebih rendah telah dipuaskan.

–          Sebaliknya, semakin sulit memuaskan kebutuhan yang tingkatnya lebih tinggi, semakin besar keinginan untuk memuaskan kebutuhan yang lebih mendasar.

• Teori Herzberg (Teori Dua Faktor)

Menurut teori ini yang dimaksud factor motivasional adalah hal – hal yang mendorong berprestasi yang sifatnya intrinsik, yang berarti bersumber dalam diri seseorang, sedangkan yang dimaksud dengan factor hygiene atau pemeliharaan adalh factor – factor yang sifatnya ekstrinsik yang berarti bersumber dari luar diri yang turut menetukan perilaku seseorang dalam kehidupan seseorang.

• Teori Keadilan

Dalam membubuhkan persepsi tertentu, seorang pegawai biasanya menggunakan empat hal sebagai pembanding :

–          Harapannya tentang jumlah imbalan yang dianggapnya layak diterima berdasarkan kualitifikasi pribadi, seperti pendidikan, keterampilan, sifat pekerjaan dan pengaamannya.

–          Imbalan yang diterima oleh  orang lain dalam organisasi yang kualitifikasi dan sifat pekerjaannya relative sama dengan yang bersangkutan sendiri.

–          Imbalan yang diterima oleh pegawai lain di organisasi lain di kawasan yang sama serta melakukan kegiatan sejenis.

–          Peraturan perundang – undangan yang berlaku mengenai jumlah dan jenis imbalan yang merupakan hak para pegawai.

• Teori penetapan tujuan (goal setting teori)

Edwin Locke mengemukakan bahwa dalam penetapan tujuan memiliki empat macam mekanisme motivasional, yakni (a) tujuan – tujuan mengarahkan perhatian (b) tujuan – tujuan mengatur upaya (c) tujuan – tujuan meningkatkan persistensi , dan (d) tujuan – tujuan menunjang strategi – strategi dan rencana – rencana kegiatan.

• Teori Viktor H. Vroom(Teori harapan)

Menurut teori ini motivasi merupakan akibat suatu hasil dari yang ingin dicapai oleh seorang dan perkiraan yang bersangkutan bahwa tindakannya akan mengarah kepada hasil yang diinginkannya itu. Artinya, apabila seseorang sangat menginginkan sesuatu, dan jalan tampaknya terbuka untuk memperolehnya, yang bersangkutan akan berupaya mendapatkannya.

• Teori penguatan danModifikasi Perilaku

Dalam hal ini berlakulah upaya yang dikenal dengan “hukum pengaruh”  yang menyatakan bahwa manusia cenderung untuk mengulangi perilaku yang mempunyai konsekwensi yang menguntungkan dirinya dan mengelakkan perilaku yang mengakibatkan timbulnya kosekwensi yang merugikan.

• Teori kaitan Imbalan dengan Prestasi

Menurut model ini, motivasi seorang individu sangat dipengaruhi oleh berbagai factor, baik yang bersifat internal maupun eksternal. Yang termasuk pada factor internal : (a) persepsi seorang mengenai diri sendiri (b) harga diri (c) harapan pribadi  (d) kebutuhan (e) keinginan (f) kepuasan kerja (g) prestasi kerja yang dihasilkan. Factor eksternal : (a) jenis dan sifat pekerjaan (b)kelompok kerja dimana seorang bergabung (c) organisasi tempat kerja (d) situasi lingkungan pada umumnya (e) system imbalan yang berlaku dan cara penerapannya.

Mengapa komunikasi penting dalam suatu organisasi? Pertanyaan ini kerap dilontarkan oleh mereka yang“concern ” terhadap kajian fenomena komunikasi maupun mereka yang tertarik pada gejala-gejala keorganisasian. Dalam kenyataannya masalah komunikasi senantiasa muncul dalam proses organisasi. Bahkan boleh dikata, organisasi tanpa komunikasi ibarat sebuah mobil yang di dalamnya terdapat rangkaian alat-alat otomotif, yang terpaksa tidak berfungsi karena tidak adanya aliran fungsi antara satu bagian dengan bagian yang lain.Conection komunikasi merupakan sistem aliran yang menghubungkan dan membangkitkan kinerja antar bagian dalam organisasi sehingga menghasilkan sinergi.

Komunikasi menyediakan alalt-alat untuk pengambilan keputusan menerima umpan-balik dan mengoreksi tujuan serta prosedur organisasi. Apabila komunikasi berhenti maka aktivitas organisasi akan berhenti.

 

1. 1. Pengertian perencanaan

Perencanaan adalah menetapkan suatu cara untuk bertindak sebelum tindakan itu sendiri dilaksanakan. Dengan kata lain bahwa dalam perencanaan maka orang diharuskan untuk berfikir lebih dahulu tentang apa yang dilakukan, bagaimana melakukan nya dan siapa yang melaksanakan serta yang bertanggung jawab terhadap kegiatan yang dilakukan tersebut.

 

Syarat perencanaan yang baik, yaitu meliputi :

• Berdasarkan pada alternatif

Dengan adanya alternatif perencanaan, kita dapat mempertimbangkan untung ruginya (cost and benefit) dari masing – masing alternatif, maka dapat kiranya kita menentukan suatu alternatif perencanaan yang paling baik.

• Harus realistis

Seperti halnya dengan tujuan organisasi , perencanaan harus realistis. Bila rencana itu tidak realistis, mungkin hanya akan baik diatas kertas, namun tidak dapat dilaksanakan dalam prakteknya.

• Rencana harus ekonomis

Melihat adanya berbagai factor diatas, terutama terhadap keterbatasan organisasi, harus pula memperhatikan pertimbangan ekonomis dalam pembuatan suatu rencana.

• Rencana harus Luwes (Fleksibel)

Rencana harus bersifat Luwes, artinya setiap waktu dapat dievaluir sesuai dengan perkembangan organisasi maupun situasi dan kondisi pada waktu tersebut. Namun ini bukan berarti bahwa suatu rencana yang telah dibuat, dapat diubah sesuka hati.

• Dilandasi partisipasi

Ada baiknya kalau dalam membuat suatu rencana dilandasi unsur partisipasi. Sebab dengan adanya partisipasi dari segenap pihak dalam organisasi, diperoleh berbagai masukan (input) yang sangat besar manfaatnya di dalam pembuatan rencana itu sendiri.

 

1. 2. Pengertian – pengertian organisasi dari beberapa ahli, diantaranya :

• James D. money

Organisasi adalah bentuk dari perserikatan manusia untuk mencapai suatu tujuan bersama.

• Dokter Kimball

Organisasi adalah sebuah aktiva atau cara kerja (mekanisme) dari manajemen.

• Ralph Currier Davis

Oraganisasi adalah kelompok orang – orang yang bekerja menuju ke tujuan bersama dibawah pimpinan.

• Ermeat Dalk

Organisasi adalah proses perencanaan dalam sebuah badan usaha. Sifatnya menyusun, mengembangkan, dan pemeliharaan struktur atau pola hubungan kerja.

• John D Millet

Organisasi adalah sebuah kerangka struktur, sebagai wahana dan wadah pelaksanaan pekerjaan banyak orang untuk mencapai suatu tujuan bersama.

• John Price Johnes

Organisasi adalah kelompok manusia bekerja yang dipersatukan dibawah sebuah pimpinan dan dengan sarana yang serasi demi tujuan bersama.

• Dwight Waldo

Organisasi adalah struktur hubungan antar manusia berdasarkan wewenang dan kelanggengan dalam sebuah system administrasi.

• Edgar Scgein

Organisasi adalah koordinasi yang rasional dari aktiva banyak orang dengan pembagian kerja, fungsi, wewenang, dan tanggung jawab demi mencapai tujuan bersama.

• Harley Trecker

Organisasi adalah tindakan atau prosespenghimpunan dari kelompok – kelompok yang ada hubungannya satu sama lain dalam sebuah wadah atau bagan.

1. 3. Macam – macam bentuk organisasi, diantaranya adalah :

• Organisasi garis

Bentuk ini diciptakan oleh Henry Fayol, organisasi garis mempunyai ciri khas sebagai berikut :

–          Jumlah karyawan relatif sedikit.

–          Organisasi relatif kecil.

–          Karyawan saling mengenal dengan akrab.

–          Belum ada spesialisasi kerja, atau kalau ada masih relatif rendah.

Kebaikannya  :

–          Perintah atau komando berjalan lancer, karena pmpinan hanya seorang.

–          Keputusan dapat diambil dengan cepat.

–          Solidaritas karyawan sangat tinggi, karena saling mengenal.

Kelemahannya :

–          Kemampuan seorang pimpinan sangat berpengaruh, sehingga kalau pimpinan tidak cakap atau tidak mampu, aka berakibat fatal bagi organisasi.

–          Timbulnya atau mendorong adanya sifat otoriter dari seorang [impinan.

–          Membatasi perkembangan individu bawahan.

• Organisasi Fungsional

Struktur organisasi Fungsional yang pada mulanya diciptakan oleh F.W Taylor, juga mempunyai kebaikan maupun kelemahan tersendiri.

Kebaikannya :

–          Adanya spesialisasi tugas yang jelas

–          Adanya tenaga – tenaga yang ahli dalam masing – masing tugas sesuai dengan fungsi – fungsi organisasi yang ada.

–          Karyawan dengan spesialisasinya dapat didayagunakan semaksimal mungkin.

Kelemahannya :

–          Koordinasi agak sulit diterapkan, karena bawahan mempunyai beberapa atasan.

–          Prose pengambilan keputusan seringkali terlambat, karena di tentukan oleh “top management”

–          Dituntut adanya karyawan yang benar – benar terampil (seorang spesialis), yang kadang – kadang sulit mencarinya.

• Organisasi Garis dan Staf

Kebaikannya :

–          Dapat diterapkan baik dalam organisasi yang kecil, apapun tujuan organisasi tersebut.

–          Ada pembagian tugas antara pimpinan dan bawahan (pelaksana) yang diakibatkan adanya staf.

–          Keputusan dapat diambil dengan lebih baik, karena adanya saran dari para ahli (staf)

Kelemahannya :

–          Rasa solidaritas karyawan berkurang, karena tidak saling mengenal antara bagian satu dengan bagian lainnya.

–          Perintah kadang – kadang menjadi agak kabur atau kurang jelas.

–          Pelaksanaan pekerjaan akan mengalami hambatan, apabila koordinasi pada syaf kurang baik.

• Organisasi gabungan
• Organisasi matriks

Kebaikannya :

–          Dapat mendayagunakan kemampuan pimpinan fungsional.

–          Meningkatkan dan mengembangkan keterampilan setiap karyawan.

–          Mendorong setiap individu dalam organisasi (baik atasan maupun bawahan) untuk menyelesaikan setiap permasalahan yang dihadapi organisasi.

–          Mempermudah penyelesaian pekerjaan dengan adanya kerjasama antar bagian / departemen serta dengan adanya spesialisai yang dimiliki.

Kelemahannya  :

–          Dengan adanya pimpinan ganda, sering menyebabkan kebingungan di pihak bawahan.

–          Koordinasi yang kurang baik dapat menyebabkan kekacauan dalam pelaksanaan tugas (dengan adanya dua rantai / jalur perintah)

–          Menurut adanya keterampilan yang cukup tinggi dari setiap individu dalam organisasi.

–          Membutuhkan biaya yang cukup besar dalam operasionalnya.